Intranet-Search Essentials企業內部系統搜尋
設計良好的企業內部系統搜尋可以成為員工快速高效獲取資訊的最佳方式。然而，許多組織的內部搜尋功能效果不佳，導致員工失去信任並停止使用。本指南總結了改善內部系統搜尋體驗的設計實踐和流程實踐，幫助提升員工的生產力和滿意度。
對企業內部搜尋的高期望但低信任
員工對企業內部搜尋的期望很高，希望其表現如同 Google 搜尋。然而，實際使用中，搜尋結果往往無法滿足需求，導致員工對搜尋功能失去信任，轉而透過導航來查詢資訊，耗時更久。這種失效體驗削弱了員工對內部系統的整體信心。
改進企業內部搜尋的設計實踐
- 使用搜尋框而非僅圖示：在全域性導航選單的右上角放置可見的搜尋框，而非僅使用放大鏡圖示。顯式搜尋框讓使用者快速發現搜尋功能，減少點選次數，加快操作效率。
- 整合搜尋框功能：提供單一搜尋框，用於搜尋內容、人員和工具，避免分散的多搜尋框設計導致混亂。儘可能索引整個系統中的內容和資源。
- 設計有效的佔位符文字：搜尋框中的佔位符文字應明確告訴使用者可以搜尋的範圍，但需保持簡潔、易讀。當使用者開始輸入時佔位符消失，刪除輸入內容後佔位符應重新顯示。
- 提供快速且相關的輸入建議：實現快速、自動且非侵入式的搜尋建議。避免因建議載入緩慢導致使用者誤選結果，同時確保使用者可以直接搜尋原始關鍵詞。
- 保持搜尋結果頁面簡潔：將內容、人員和工具的搜尋結果分成單獨的列，便於使用者快速瀏覽。例如，人員資訊應包括姓名、職位、聯絡方式等詳細資訊。
- 使用清晰的後設資料：確保所有頁面都有一致的後設資料，包括標題、描述和標籤。清晰的後設資料幫助使用者快速找到所需資訊，同時改善瀏覽器標籤的識別性。
- 顯示結果的日期資訊：提供釋出日期或最後更新日期，幫助使用者評估資訊的可靠性和時效性。定期清理過時內容，避免搜尋結果被不相關的資訊佔據。
- 提供排序和篩選功能：搜尋結果頁面左側應預設顯示篩選器，支援多選功能，並顯示每個篩選選項對應的結果數量。右上角提供簡單的排序選項（如“最新”或“最舊”）。
- 突出顯示重要結果：透過固定結果功能，將關鍵內容放在結果頁頂部，即使使用者使用不同關鍵詞也能快速找到相關資訊。
- 支援拼寫建議：提供“是否意指”的拼寫修正功能，幫助使用者從拼寫錯誤中快速恢復。此外，支援同義詞、不同拼寫形式和多義詞的匹配，最佳化搜尋體驗。
- 避免無限滾動，使用分頁設計：搜尋結果應使用清晰的分頁設計，而非惰性載入或無限滾動，以確保可訪問性並保持使用者對結果數量的控制。
改進企業內部搜尋的流程實踐
- 定期進行可用性測試：邀請員工參與可用性測試，瞭解搜尋功能的不足之處，並結合搜尋日誌和分析資料，確定改進方向。
- 監控搜尋關鍵詞：定期分析最常用的搜尋關鍵詞和無結果的查詢，發現內容改進的機會。
- 提供搜尋反饋表單：在搜尋結果頁面新增反饋表單，收集使用者未能找到資訊的原因，並生成月度報告，跟蹤改進效果。
- 告知搜尋功能的改進：使用電子郵件通知、橫幅或系統主頁的新聞，向員工傳達搜尋功能的更新。例如，透過宣傳提升搜尋成功率後，員工對搜尋的信心顯著增加。
結論
企業內部系統搜尋的設計與流程是密不可分的。即使設計完善，但如果內容管理流程不足，搜尋功能也無法成功。反之，流程良好但設計缺失同樣會導致失敗。持續的改進和溝通可以重建員工對搜尋的信任，並提升整體內部系統的參與度和效率。